Programma 1 Dienstverlening en organisatie

Wat wilden we bereiken? Wat deden we daarvoor?

Hieronder geven we inzicht in de doelen die we wilden halen. Per doel geven we aan wat we daarvoor deden in 2020. Dit doen we ook voor onze belangrijke thema’s leefbaarheid, participatie, duurzaamheid en samenwerking.

Wat wilden we bereiken?

Wat waren onze plannen?

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Dienstverlening

Wij hebben een sterke relatie met inwoners gericht op interactie en samenwerking.

Voor onze dienstverlening gebruiken we de kanalen waar onze inwoners onze dienstverlening verwachten.

We onderzochten hoe en op welke punten we de communicatie voor de kanalen WhatsApp en chat konden verbeteren. Daarmee passen we in 2021 de procedures aan. We willen de vraag van de klant beantwoorden op het kanaal dat de klant gekozen heeft.

We vragen aan inwoners feedback op onze processen en gebruiken dit om de klantgerichtheid te verbeteren. We communiceren daarover.

We werkten regionaal samen om klantfeedback op te halen. We profiteerden van ervaringen van onze buurgemeenten en verbeterden daardoor onze dienstverlening. Op de website communiceerden wij over de verbeteringen die zijn aangebracht naar aanleiding van de klantfeedback.

We ontwikkelen serviceformules die bijdragen aan efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

We sloten aan bij de veranderingen in de procesontwikkeling in de Omgevingswet. In de nieuwe processen verwerkten we de serviceformule die van toepassing is voor het product.

Organisatie

Een organisatie die in haar kracht staat en van daaruit aansluit op de ontwikkelingen in de veranderende samenleving.

We werken elke dag aan een dienstverlening waar we trots op zijn.

We startten een nieuw programma Dienstverlening. Dit programma voeren wij in samenhang met de programma’s Informatiemanagement & Digitalisering en Organisatie uit.

We versterken onze basis verder.

Wij werken aan meerdere basis op orde projecten. Daarvoor kregen wij ook geld van de raad. Door de onbalans in vraag en beschikbare capaciteit versterkt door de extra wettelijke taken COVID-19 staat basis op orde onder druk. Het uitblijven van het gevraagde extra p-budget heeft ook een nadelig effect op het verder op orde krijgen van onze basis.

We werken aan een flexibele en toekomstgerichte organisatie door verdergaande automatisering, digitalisering en het investeren in vaardigheden voor de toekomst.

Dit had en heeft continu en volop onze aandacht en door te werken onder architectuur konden we hier vervolgstappen in zetten.

Wij zetten de volgende stap richting de nieuwe digitale werkplek (samen met DeSom en de Westfriese regio) en een infrastructuur die is voorbereid op het gebruik van cloudapplicaties.

Ondanks de thuiswerksituatie ging de uitrol van de digitale werkplek door.

In Westfries verband zetten we de eerste stappen in het vernieuwen van onze informatievoorziening volgens de principes van ‘Common Ground’.

In Westfries verband werkten we aan een online begrafenisplanner voor begrafenisondernemers die regionaal werken. Regionale capaciteit was een knelpunt dat tot op heden de aandacht heeft.

We werken aan data gedreven sturing en bieden daar kennis en infrastructuur voor aan.

In 2020 hebben wij binnen onze mogelijkheden aandacht hieraan besteed. Zowel infrastructuur als kennis zijn nog onvoldoende aanwezig.

We bereiden ons voor op de komst van de nieuwe omgevingswet.

We bereidden ons voor. We gebruikten hiervoor een programmatische aanpak. Het beschikbare budget was en is een punt van zorg.

We werken steeds meer samen met een integrale en gebiedsgerichte blik.

In 2020 hebben wij binnen onze mogelijkheden aandacht hieraan besteed. In de omgevingsvisie werken wij dit uit.

We geven ruimte aan initiatieven vanuit de gemeente.

We boden ruimte om met initiatieven te komen of zich erover uit te spreken.

Wij zijn een organisatie die continu verbetert, verspillingen wegneemt, verantwoordelijkheid neemt en samenwerkt.

We zijn voortdurend alert op verbetermogelijkheden en voeren deze door. Hiervoor kiezen wij, waar nodig, een projectmatige aanpak.

Wij zijn steeds alert op verbetermogelijkheden. De verbetering die wij bijvoorbeeld doorvoerden in het begrotingsproces zijn met (ruim) voldoende beoordeeld. Ook in 2020 zetten we stappen. Bij de uitvoering liepen we wel tegen dezelfde belemmeringen aan als bij basis op orde. Veel tijd en energie nu nodig voor bewustwording en krijgen van gezamenlijk besef van urgentie gemeente-breed.

We bieden nieuwe en bestaande medewerkers een lean-training aan. Deze wordt gegeven door eigen lean-adviseurs.

Vanwege corona kozen we voor digitale mogelijkheden.

We verbeteren het programmatisch en projectmatig werken (PMW).

We rondden de evaluatie implementatie eerste fase PMW nagenoeg af. PMW implementeerden we gedeeltelijk. Vrij beschikbare capaciteit en kwaliteit ontbrak.

Wij vergroten bij medewerkers de bewustwording op het gebied van informatiebeveiliging en privacy en maken een volgende stap op het gebied van informatiebeveiligingsbeleid.

Hiervoor stelden we een doorlopend e-learningprogramma op.

We vullen ook structureel rollen in, zodat we informatieveiligheid en privacy borgen in de organisatie.

We werken nu op basis van functies. Daar zal nog een verfijning in aangebracht moeten worden waarbij binnen 1 functie specifieke rollen belegd worden.

Huishoudboekje

Wij zijn een financieel sterke, gezonde en betaalbare gemeente.

Onze begroting is structureel en reëel in evenwicht. Inkomsten en uitgaven zijn realistisch opgenomen.

De inkomsten en uitgaven namen we realistisch mee. Een doorkijk naar de toekomst laat een broos, maar structureel evenwicht zien.

De belastingopbrengsten stijgen in principe alleen met de inflatiecorrectie.

De belastingopbrengsten stegen alleen met de inflatiecorrectie.

Ons weerstandsvermogen ligt minimaal tussen de 1,0 en 1,4. Hiermee kunnen we financiële risico’s goed opvangen.

Bij de behandeling van de begroting 2021 werd duidelijk dat we onder de norm van 1,0 zijn gekomen.

Thema's

Leefbaarheid

Wij zijn een bereikbare, veilige en gastvrije gemeente.

De wijkteams zijn zichtbaar en bereikbaar voor onze inwoners met ondersteuningsvragen.

Door Corona waren we beperkt in staat om fysiek met inwoners in contact te zijn. Onze jongerenwerkers, opbouwwerkers en maatschappelijk werkers organiseerden wel digitale bijeenkomsten, webinars en online sessies rondom speciale thema’s zoals eenzaamheid, diversiteit of gericht op doelgroepen als jongeren of ouderen.

Participatie

Wij staan in contact met onze inwoners.

We geven uitvoering aan het vastgestelde participatiebeleid waarmee wij vooraf bewust de keuze maken voor participatie, het niveau, type traject en instrumenten.

We werkten bij een aantal projecten met het stappenplan participatie, waarna we bewust met het onderdeel participatie aan de slag gingen.  

We zetten digitale e-participatie in bij projecten en het opstellen van beleid.

We maakten actief gebruik van het participatieplatform samen.medemblik.nl Juist vanwege de corona omstandigheden was dit platform van meerwaarde en is intensief ingezet bij tal van projecten en beleidsvoornemens.

Duurzaamheid

Wij zijn een duurzame organisatie.

We vergroten de duurzaamheidsbewustwording van onze medewerkers en onderzoeken hoe we dit faciliteren.

Door de COVID-19 maatregelen waren we gedwongen om veel vanuit huis te werken. We zetten ons intranet in om het duurzaamheidsbewustzijn te vergroten. Daarnaast dachten we mee in het duurzaam ontwikkelen van gemeentelijk beleid. Daarbij kunt u denken aan het accommodatiebeleid, maar ook het ontwikkelen van nieuwe projecten en reconstructies.

We realiseren een postcoderoos op een gemeentelijk dak. Hiermee kunnen inwoners meedoen in een gezamenlijk project voor duurzame energieopwekking.

Voor het realiseren van een postcoderoos op het dak van MFA De Muiter in Medemblik waren extra onderhoudswerkzaamheden nodig. Zo moest het dak eerst opnieuw worden voorzien van dakbedekking. Ook wilden we het dak eerst extra gaan isoleren. Daarmee was het dak geschikt gemaakt om hier voor minimaal twintig jaar zonnepanelen op te leggen. Vanwege de verslechterde financiële situatie van de gemeente deden we hiervoor geen budgetaanvraag in de Lentenota. Hierdoor konden we dit project in 2020 niet realiseren.

Samenwerking

Wij werken samen met partners om onze gemeenschappelijke doelen te bereiken.

We geven regionaal uitvoering aan de activiteiten uit het uitvoeringsprogramma Pact van Westfriesland. We werken daarin o.a. samen met het bedrijfsleven, het maatschappelijk middenveld, onderwijs- en zorginstellingen.

Alle raden stelden het uitvoeringsplan Pact van Westfriesland (UVP) in de 2e helft van 2020 vast. Het Regioteam ging onder aansturing van een Stuurgroep Pact aan de slag om samen met alle collega's in de regio hieraan uitvoering te geven. Dit deden zij samen met de partners uit het bedrijfsleven, het maatschappelijke middenveld en onderwijs- en zorginstellingen. In dit uitvoeringsplan zijn ongeveer 30 projecten benoemd.

We organiseren samen met de andere Westfriese gemeenten het VNG-congres 2020.

Zoals landelijk gecommuniceerd is het VNG congres in Westfriesland uitgesteld naar 2022.

We werken met de nieuwe werkplek en breiden deze stap voor stap uit met digitale mogelijkheden om steeds efficiënter samen te werken.

De uitrol van de nieuwe digitale werkplek startten we in de zomer 2020. Ondanks de thuiswerksituatie stapte in 2020 een deel van de organisatie al over.

Samen met de Westfriese gemeenten zorgen we voor digitale voorzieningen om de doelstellingen van het Pact te realiseren.

Er zijn twee strategische agendapunten benoemd ter ondersteuning van het PACT: innovatie en data. Hier werden stappen op gezet, op aangeven van de ambities van het PACT.

We werken samen met het Westfries archief op het gebied van digitalisering van onze dossiers.

We startten de aanbesteding voor digitaliseren van overgebrachte bouwvergunningen. Dit betekent dat 600 meter archiefruimte voor de Westfriese bouwvergunningen over de periode van 4 jaar zullen worden gedigitaliseerd.

Wij hebben grip op samenwerkingsverbanden.

In Noord-Holland Noord werken gemeenten en gemeenschappelijke regelingen samen om de informatievoorziening door gemeenschappelijke regelingen te verbeteren:

  • Samen met de Regietafel Noord-Holland Noord evalueren en verbeteren wij het proces kaderbrief en breiden de informatievoorziening uit volgens de notitie Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen (GR-en);
  • De rollen tussen raad, college en gemeenschappelijke regelingen maken we helder. We verstrekken informatie aan de raad aan de hand van de vastgestelde risicoprofielen.

Het initiatief voor evaluatie kaderbrief ligt bij de Regietafel. In januari 2020 ontvingen wij hierover een brief met de aankondiging o.a. dit op te gaan pakken. Met daarnaast de verdere uitvoering van het besluit Informatievoorziening, versterken betrokkenheid en grip van raden en versterken transparantie zoals publicatie van Algemene bestuursvergaderingen (AB). De Regietafel gaf, mede door de uitbraak van corona en capaciteitsgebrek, hier geen vervolg aan. We verstrekten informatie aan de hand van de vastgestelde risicoprofielen, zoals advisering over AB-stukken en over de begrotingen en jaarrekeningen van gemeenschappelijke regelingen.

Deze pagina is gebouwd op 07/06/2021 12:05:19 met de export van 07/06/2021 11:58:53